一、初审工作的要求及方法
（一）建立“毕业申请资料袋”
初审单位必须为每个毕业资格初审合格的考生建立一个“毕业申请资料袋”。其中有：①考生签字确认的《贵州省高等教育自学考试毕业资格初审表》（以下简称《初审表》）的存根联（须粘贴考生的身份证复印件、两张同底两寸蓝底照片）；②本科段的考生需有专科毕业证认证手续，详细操作方法见4；③考生姓名变更者，需有户籍管理部门出具的贴有照片的有效证明。
1、初审单位工作人员录入申请办理毕业的考生信息（姓名、准考证号等）后，在“贵州省高等教育自学考试考籍管理平台”系统中查询确认，用A4纸打印《初审表》让考生核对并签字认可。各初审单位务必提醒考生认真核对《初审表》，确保《初审表》中的信息准确无误。凡因考生个人原因导致毕业证信息有误的，须按办理毕业证手续下次重新办理。
《初审表》的考生联交由考生本人妥善保管，作为领取毕业证书的依据，存根联装入考生的“毕业申请资料袋”，以便核对考生信息。
在毕业资格初审中一定要正确选定考生的专业和申报地区，考生基本情况表的各栏目要填写完整、准确。
各初审单位务必确保《初审表》中信息的准确性，以保证毕业证信息的准确无误。
2、《初审表》上的姓名、性别要与身份证上的信息一致。姓名如有变更的，要附上公安部门的相关证明。无证明的，一律视为不合格，此次不予办理毕业手续。
3、各初审单位工作人员将考生的身份证、专科毕业证原件及复印件对照审核（确认后在复印件上签署“与原件相符”的意见并署名、盖公章，下同），审核合格后将复印件材料装入考生的“毕业申请资料袋”。
4、本科段考生的专科毕业证书审核方法：
⑴各类专科毕业证书审核须以在“中国高等教育学生信息网（http://www.chsi.com.cn）”或“高等教育自学考试信息网（http://www.STE.net.cn）”上下载打印的“全国高等教育学历证书网上查询报告”为依据，并将专科毕业证书原件及复印件一起提供给初审单位进行审核，经审核确认后将专科毕业证书复印件与“查询报告”于5月30日或11月30日前造册上报省招生考试中心自考处。
⑵专科毕业证书如在上述网站无法查询的，由各初审单位在“贵州省高等教育自学考试考籍管理平台”下的“毕业管理”栏目中的“毕业证查询”进行查询确认后，录入考生的准考证号进行专科毕业证关联即可。
⑶以上两种途径都查不到的高校毕业生，须上交专科毕业证书原件及复印件给初审单位；自学考试毕业生只需将专科毕业证书复印件上交给初审单位。各初审单位将这些材料于每年的5月30日或11月30日前造册上报省招生考试中心自考处。
（二）档案合并
若考生有多个准考证号时，需在每年的5月或11月到各地考办（直属考点）填写《贵州省高等教育自学考试档案合并申请表》），由各单位对考生的身份证、准考证、课程合格证进行审验，确认后为考生进行合并。
（三）对错录或漏录的考生档案的处理方法
各初审单位在初审时，对持有课程合格证，但考生电子档案中无相关课程的考生，初审单位须提供试卷或课程合格证原件及成绩册复印件，并从“贵州省高等教育自学考试考籍管理平台”（http://222.85.176.130:8000）上下载“漏录成绩导入模板”，按模板要求将考生的相关信息[姓名、新、旧准考证号（无旧准考证号则新准考证号填写两遍）、课程名称、成绩等]录入，文件命名为“XX地区（考点）漏录成绩情况。XLS”，集中审核时对此文件进行逐一审核、确认后导入系统。
若有个别考生无任何电子档案（即输入姓名或准考证号都查询不到考生的信息），各初审单位必须提供该考生的纸介质档案（即各科合格试卷）及课程合格证原件，各科成绩的录入方式同上。集中审核时对此文件进行试卷与录入成绩对照审核、确认后导入系统。
（四）初审方法
1、帐号与密码管理：各初审单位必须指定一位在编正式职工负责初审工作，并将其单位、姓名、手机号于每年的5月30日前或11月30日前上报省招生考试中心。
2、具体初审方法详见“贵州省高等教育自学考试考籍管理平台”中的帮助文档。
二、毕业资格初审工作中有关事项说明
（一）少数考生保存了部分考籍档案、免考证明、论文、实践环节考核成绩等材料的处理方法
请各初审单位将这部分考生的相关材料收取后，于每年的5月30日前或11月30日前造册及资料一并上报省招生考试中心自考处。
（二）各种表格的生成、打印方法
《初审表》和《贵州省高等教育自学考试毕业生名册》必须是将必要内容录入完整后，系统自动生成并打印的，否则无效。
（三）身份证号码的填写方法
1、居民身份证：采用旧版身份证（15位数字）或新版身份证（18位数字）均可。
2、军人、武警人员证件：采用18位数字。
具体采集方法格式：军人证件号码中数字代码+出生年月日+补足代码
其中：军人证件号码中甲、乙、A、B等非数字代码省略，只取数字代码，具体又分：
①数字代码位数少于6位的，填写时在代码后加“0”，使之达到6位数字。
②数字代码位数超过6位的，只填写前6位数字。
出生年月日：采用“年（yyyy）——月（mm）——日（dd）”形式。
补足代码：可根据需要，补充数字“0”。最终以补齐18位数字为准。
例：某军人出生日期为1978年8月23日，证件号为：午17963.
填写成18位数字为：179630197808230000.
三、上报材料的格式
1、实践环节考核、论文成绩的电子文档格式：
无旧准考证号则新准考证号填写两遍，课程名称下填写实践环节或论文，成绩要填写分数，合格日期填写2009-6-1.
2、免考材料的电子文档格式：
贵州省高等教育自学考试课程免考登记表
地区（直属考点）申报时间： 年 月
四、安全保密
为保证各初审单位系统帐号及密码的安全性，各初审单位如发现帐号泄漏，应及时向省招生考试中心自考处报告并申请更换。
来源：贵州省招生考试中心
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